Workshops in unsicheren Zeiten – zwischen Mensch & Tools

Hybride Events – das Beste aus zwei Welten ??? Ja, drei Fragezeichen mache ich dahinter. Denn mit Sicherheit ist es richtig die Learnings aus der digitalen und der analogen Welt zu kombinieren und daraus eine neue Eventqualität zu kreieren. Aber es geht bitte nicht darum, jetzt alles hybrid anzubieten. Sondern es geht mehr denn ja darum die ideale Kombination aus Tool, Zielgruppe und Anlass zu bestimmen.

Für große Events stellt sich diese Frage sicher auch noch einmal anders. Aber eben auch für Menschen wie mich, die ständig auf Abruf sind ihre Workshops von analog auf digital umzuswitchen. Workshops vorbereiten in unsicheren Zeiten – wie geht das eigentlich?

Inhalt:
1. Die alte Welt
2. Die neue Welt
3. Post Corona Workshops
4. Die Workshop Zukunft besteht aus Bausteinen
5. Die Teilnehmenden im Fokus
6. Fazit

1. Die alte Welt

Mein Thema – zumindest ein zentrales – ist  New Work. Neues Arbeiten: fast wage ich mich schon nicht mehr darüber zu berichten, dass diese Workshops bis vor gut 1,5 Jahren fast ausschließlich analog stattgefunden haben. Führungskräfte und Teams haben sich langsam an Home Office und Digitalisierung herangetastet. Das Innovative an den Veranstaltungen war natürlich das Thema, oft aber eben auch das (analoge) Setting: die Sitzwürfel, die Post It‘s, der Dialogcharakter, der StandUp-Charakter und die Interaktivität – aber eben im (bekannten) physischen Raum.

Menschen schauen Menschen in die Augen und überlegen, wie denn nun diese neue Arbeitswelt aussehen könnte.

2. Die neue Welt

Schwupps… da war sie. Am 13.3.2020 fand tatsächlich mein letzter analoger New-Work-Workshop statt und ab diesem Tag war alles anders. Die Menschen haben sich nicht verändert, aber sie mussten von einem auf den anderen Tag lernen, dass eine neue Arbeitswelt (ob es die ist, die man sich „vorgestellt“ hat?) genau jetzt beginnt. Man schaut sich nicht mehr direkt in die Augen, sondern via Videokonferenztool (wenn denn die Kamera eingeschaltet ist). Mit der Zeit hat das funktioniert. Die Inhalte der Workshops haben sich gewandelt von der oft recht abstrakten Diskussion „ÜBER die neue Arbeitswelt“ hin zu einem Umgang „MIT der neuen Arbeitswelt“. Der Wechsel von der Metaebene in das berühmte Bällebad (mehr so ein Wellenbad mit ordentlich Strudeln) – wir alle waren plötzlich mittendrin und mussten schwimmen lernen.

3. Post Corona Workshops

Oder besser: Mitten-in-Corona-Workshops – denn vielleicht hat uns Corona gelehrt: wir sollten aufhören in ein „davor“ und „danach“ zu unterteilen, denn das heißt immer, dass wir auf etwas warten. Oder das etwas offensichtlich endet und etwas anderes beginnt.

Wir sind also jetzt mitten in Corona. Wir lernen damit umzugehen und genauso ist es mit der neuen Arbeitswelt. Es gibt nicht den Zeitpunkt X an dem wir von alt zu neu wechseln, sondern wir bleiben in Bewegung.

Zum Ende der dritten Welle sind die Buchungen physischer Workshops bei mir sprunghaft angestiegen. Ich möchte das keinesfalls als ein Zurück zum „Normal“ verurteilen. Es ist vielmehr der tiefe Wunsch nach Nähe. Wir wissen, dass wir digital viel managen können, aber wir haben eben auch viel vermisst. Und das wollen wir zurück haben.

Für meine Workshops bedeutet das: Ich denke wieder in „begrenzten Menschenmengen“ (nicht dass ich ausverkaufte virtuelle Stadien gefüllt hätte in den letzten 18 Monaten 🙂 ). Ich denke auch in Raumluft, in Anreisezeiten, in physischen Materialien und ich denke in Augenblicken – meint den Blick in die Augen. Interaktion fällt mir nach wie vor physisch leichter. Ich bin ein „Ganzkörpermensch“, das heißt, dass ich mich in meiner Moderation und Aktion durch das Begrenztsein eines Bildschirmausschnitts umstellen musste. Ich habe mit Stehpult und Kameraeinstellung hier Verbesserungen gefunden – aber die „360° View“ ist analog einfacher.

Was auch gleich deutlich macht, wie ich „das Beste aus zwei Welten“ aufteile: je informativer und sendender der Workshopinhalt, desto eher wird er auch künftig digital stattfinden. Je individueller und auf spontane Reaktionen der Inhalt ausgerichtet ist,  desto eher  möchte ich analog agieren. Solche Extrempunkte haben natürlich immer Übergangsbereiche. In der Minigruppe kann ich digital fast genauso spontan sein wie analog. Und digital einfach nur zu senden ohne auf Feedback zu setzen langweilt nicht nur die Teilnehmer sondern auch mich selbst schnell.

WARM UPS & DESIGN THINKING

Warm Ups als Kreativitätsbooster – Design Thinking lebt von den kreativen Gedanken und Ideen aller Teilnehmenden. Nun sind diese leider nicht immer einfach abrufbar, wie wir uns das vorstellen. Manchmal braucht es erst einen kleinen Anstoß, um die Teilnehmer und Teilnehmerinnen wieder in kreative Bahnen zu lenken. Ob zum Kennenlernen, als kleine Auflockerung für zwischendurch oder auch, um alle so richtig in Bewegung zu versetzen – Warm-ups machen Spaß und sorgen für Dynamik, Durchhaltevermögen und Zusammenhalt. Deshalb gibt es für analoge Workshops schon eine ganze Menge dieser kleinen Übungen. In Online Workshops sind sie quasi zum „Must“ geworden – aber ganz ehrlich hätten sie schon vorher den meisten analogen Workshops ebenso gut getan. Das Beste nicht aus, sondern FÜR zwei Welten :-).

Wir dürfen nicht verkennen: der analoge Teilnehmer, der die ganze Zeit am Handy daddelt oder liest, ist kein Stück wertvoller als der digitale Teilnehmer, der bei ausgeschalteter Kamera vielleicht mit vielen Nebentätigkeiten befasst ist. Aber ganz ehrlich: Für die Stimmung auf der Party ist der Gastgeber mitverantwortlich – aber er bestimmt sie nicht allein.. Digitales Desinteresse verlangt eine geringere Hemmschwelle als analoges Desinteresse; doch die Grenzen werden auch hier verschwinden.

4. Die Workshop Zukunft besteht aus Bausteinen

Für künftige Veranstaltungen kann ich nur den gut bestückten Baukasten empfehlen. Es gibt tolle digitale Tools, die auch analog einen Mehrwert bieten (und dafür muss bitte nicht in jedem Workshop künftig eine Mentimeter-Umfrage stattfinden) – aber wenn man einigermaßen souverän mit dem Conceptboard (oder ähnlichen Präsentationsboards) unterwegs ist, dann lässt sich das Flipchart-und PostIt Konzept schnell umswitchen. Für Kleingruppenarbeit kann ich in Breakouts switchen. Dabei empfehle ich: je „Tool-intensiver“ der Workshop aufgebaut ist, desto eher empfiehlt sich ein Co-Moderator.

MENTIMETER

Mentimeter ist eine interaktive Präsentationssoftware, ein Abstimmungs- und Brainstorming-Tool. Hier kön­nen die Teilnehmenden zeit- und ortsunabhängig über ihr Endgerät auf Folien und Fragen reagieren so­wie anonym abstimmen. Ob kurze Stimmungsabfrage oder inhaltliche Abfrage, das Tool bietet eine einfache Möglichkeit, um alle Personen einer Veranstaltung in kurzer Zeit zu beteiligen und zu aktivieren. Die schöne Visualisierung der Antworten in Diagrammen und Textformen aller Art beflügelt Denkprozesse und macht demokratische Prozesse nachvollziehbar und im Präsentationsmodus in Echtzeit sichtbar. Zudem kann die Moderation durch die grafische Darstellung direkt auf die Stimmung und Gedanken der teilnehmenden Per­sonen eingehen und die Ergebnisse in den Ablauf einfließen lassen.

Bei meinen Workshops als agile NewWork-Anwältin setze ich auf eine bewährte digitale Toolpalette und auf eine gute Mischung aus Expertenwissen, Erfahrung und Kommunikationskompetenz. Überhaupt ist der letzte Punkt enorm wichtig. Die nicht ausgesprochenen Fragen (im Chat ebenso wie auf physischen  Zuruf), die nicht gehobenen Hände (virtuell wie analog), die Abgänge an Teilnehmenden physisch wie digital) sollte man als Workshopgebende erkennen. Wir bleiben Fachexperten auf unserem Gebiet – das schließt die Rolle des Zuhörens ein und die des Empfindens von Zwischentönen. Wenn ich das Zuhören und Analysieren analog weiter trainiere habe ich dafür auch digital ein besseres Gespür.

Conceptboard

Conceptboard ist ein Online-Whiteboard für die visuelle Zusammenarbeit im Team. Es lassen sich darauf Post-Its pinnen, aber auch zahlreiche weitere Elemente wie Formen, Texte, Symbole platzieren sowie freihändig darauf malen. Zudem ist es möglich, Bilder, Videos, Notizen, Dokumen­te etc. einzubinden. Conceptboard ist daraufhin optimiert, gemeinsam auf einer Oberflä­che Ideen, Vorlagen, Projektskizzen etc. zu gestalten. So kann gemeinsam virtuell an Inhalten zusammengearbeitet und Dokumentationen werden an einem Ort gebündelt.

Digitale Veranstaltungen sind immer für eine Überraschung gut: Es ist normal, dass technisch nicht immer alles rund läuft, dass Teilnehmer unterwegs verloren gehen oder gar nicht erst auftauchen. Die Hürden, einfach zu verschwinden, sind viel geringer, wenn man zu Hause und recht anonym am Schreibtisch sitzt und der Feierabend nur einen Klick entfernt ist. Stellt euch darauf ein und bewahrt euch etwas Flexibilität. Denn analog wie digital ist es bei einer Veranstaltung besonders wichtig, auf seine Teilnehmenden einzugehen und situationsbedingt auf Störungen, Wünsche und Bedürfnisse einzugehen. Das mag analog einfacher sein, da man sich in diesem Kontext “wohler fühlt”. Digital ist das aber genauso möglich und wichtig!

5. Die Teilnehmenden im Fokus

Das schönste Learning finde ich: Menschen bleiben die wichtigsten „Bestandteile“ eines Workshops. Ich habe inzwischen schon oft erlebt, dass sich die anfängliche Zurückhaltung in der Interaktion, die bestimmt auch technisch bedingt ist, wandelt und gerade diejenigen zum Reden animiert, die sich in einer lauten analogen Runde nicht gemeldet hätten. Die „gezwungene“ Disziplin des Nacheinander-Sprechens kommt leiseren Menschen zugute – mit der Zeit. Workshopgebende brauchen ebenso wie Teilnehmende noch ein paar mehr Antennen, um aufeinander zu achten. Und dass ist vielleicht dann doch das Beste aus zwei Welten: wir werden zweisprachig. Und die nachfolgende Generation, die derart zweisprachig aufwächst, merkt den Wechsel zwischen der digitalen und der analogen Sprache kaum mehr. Es bilden sich hybride Natives aus. Spannend oder?

6. Fazit

Ich glaube eines geht nicht ohne das andere. Und es ist gut beides zu kennen. Aber wir müssen nicht immer und in jedem Fall den Spagat anstreben. Wir MÜSSEN nicht um des Hybridseins Willens. Diese Wahl zu haben sollten wir mehr schätzen als die Jagd nach dem perfekten hybriden Event. Denn wenn einfach eine Variante von beiden gut klappt, dann haben wir auch viel erreicht. Jeder Workshop bleibt für mich ein Event.

Eines, in dem ich Kommunikation in den Mittelpunkt stelle. Egal ob digital oder analog.

Hybrides Arbeiten – eine Checkliste zur erfolgreichen Umsetzung

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